Técnicas de relaciones públicas: la conferencia de prensa

La conferencia de prensa también denominada rueda de prensa es una forma especial de hablar en público, que se caracteriza por una cierta comunicación bidireccional, pues la persona que ejerce el papel representativo de una determinada empresa es sometida a las preguntas por parte de los periodistas convocados, tras una breve declaración introductoria inicial en la que expone y plantea el objetivo de dicha conferencia.

Esta técnica debe emplearse para proporcionar a la prensa una oportunidad de preguntar cuestiones específicas de la organización a las fuentes expertas, posibilitando la difusión amplia y rápida de dicha información. Además evita la larga tarea de presentar la información a cada uno de los medios de información por separado, y garantiza que todos ellos, entre los que existe una intensa competitividad, escuchen la noticia de forma simultánea. De esta manera los periodistas se convierten en el canal apropiado para que la noticia llegue a la opinión pública, fin último de toda Conferencia de Prensa.

Es una oportunidad para la organización a través de su portavoz o la fuente informativa autorizada de abrirse y sincerarse con la prensa, permitiéndoles a éstos indagar y sondear en el cubrimiento de la noticia.

El motivo fundamental para convocar una conferencia de prensa es disponer de una noticia de consecuencias importantes o de amplio interés para el público. Por ello, las conferencias de prensa sólo deben ser convocadas cuando no exista otro medio de hacer pública una noticia de primer orden y que afecta a una mayoría importante de la sociedad.

El contenido informativo que se transmite el mensaje será evidentemente una explicación, una aclaración, una puntualización acorde con el comunicado de prensa convocante ofrecido desde el punto de vista de la organización.

Por otra parte, debe distinguirse la Conferencia de Prensa de la charla informal con los medios, es decir anunciarse o informar a los medios de comunicación sobre asuntos determinados pero sin comprometerse como portavoces . Ni tampoco sigue la estricta dinámica de las Conferencias de Prensa las “declaraciones improvisadas” ante los medios de comunicación, cuya falta de prudencia suele trae posteriormente muchos problemas.

La técnica de la Conferencia de Prensa requiere de un tiempo de preparación mínimo no inferior a 2-3 semanas. Una vez diseñada la estrategia, seleccionados los medios y previsto el emplazamiento, deben enviarse las invitaciones con la suficiente antelación, que habitualmente suele ser de 7 días. Respecto al horario se fijará en un horario que posibilite que tanto los medios impresos como los audiovisuales puedan dar la noticia relativamente pronto. Las 12 o 13 horas puede ser una hora recomendable, facilitando así la entrada en los informativos audiovisuales a partir de las 14 horas y la aparición en la prensa al siguiente día.

Dicha convocatoria cuenta con cuatro elementos: la invitación nominativa, el comunicado de prensa que acompaña a la invitación, y una tarjeta para que el periodista confirme su asistencia. Además, las relaciones públicas deberá telefonear al director del medio de comunicación el día antes para que le confirmen si asistirá o no a la conferencia.

Las Conferencias de Prensa convocan conjuntamente a la radio, a la televisión, a la prensa escrita y gráfica, y a los medios electrónicos, aunque en ocasiones es conveniente invitarlos por separado y repetir toda la información a cada grupo de periodistas con los matices que exigen cada medio.

En cuanto al lugar de celebración, siempre será preferible realizar la Conferencia de Prensa en casa, allí donde la organización puede mostrarse más natural, en su propio entorno. En ocasiones podrá o no deberá celebrarse en lugares específicos y fuera de la organización con una escenificación especial que potencie el mensaje. También deberán tenerse en cuenta algunos criterios complementarios, como por ejemplo que el lugar sea de fácil y rápido acceso, y que ofrezca el máximo nivel tecnológico para el trabajo de los diferentes medios.

En cuanto a la duración del acto, no debe establecerse una duración prefijada, depende del tipo de información y el número de participantes la conferencia puede durar 10 minutos o una hora. La previsión para fotografías y preguntas debe también estar establecida previamente y debe ser conocido por los periodistas.

La técnica de Conferencia de Prensa debe estudiar y determinar en cada caso cuál es el mejor portavoz, si debe ser el máximo representante de la organización o el propio relaciones publicas, cuántas personas deben afrontar la conferencia y qué deben decir cada una de ellas.

El Portavoz contará con el material visual necesario para reforzar sus explicaciones. Y nunca debe olvidarse que frente a él tiene a unos profesionales que requerirán, ante todo, sinceridad. El portavoz deberá estar preparado para un interrogatorio severo y potencialmente hostil, en el que se tendrá que enfrentar a situaciones imprevisibles y comprometedoras. En ningún caso deberá comunicar a la prensa frases al estilo de “nada de preguntas difíciles, por favor” o “esto no toca, se responderá otro día”. Debe estar preparado para cualquier tipo de interrupción o sorpresa. Una conferencia mal organizada puede traer consecuencias negativas para la organización, que puede traducirse en una mala crónica y por consiguiente, una pérdida de apoyo o simpatía de la opinión pública.

Son los profesionales de las relaciones públicas los máximos responsables de la actuación, y que dirigen, en todo momento, la compleja dinámica de una Conferencia de Presa. Además de ser los responsables del diseño de la técnica, son los encargados de dar instrucciones al portavoz de la organización, de hacer los preparativos con la suficiente antelación y asegurarse de que la conferencia pueda desarrollarse sin problemas y con normalidad.

Respecto a la evaluación de resultados, debe hacerse un seguimiento desde el día siguiente hasta 5 días posterior de cómo ha sido tratada la noticia por los medios de comunicación asistentes y también por los no asistentes pero que les fue enviado el Dossier.

brisa@ideasfrescas.com.mx

3 comentarios en “Técnicas de relaciones públicas: la conferencia de prensa”

  1. La mercadotecnia hoy en día tiene una estructura más robusta y bases más complejas para su desenvolvimiento efectivo. Nuevos tiempos, nuevas estrategias.

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