Técnicas de Relaciones Públicas:


TÉCNICAS DE CARTAS, DISCURSOS, ARTICULOS DE OPINIÓN, MEMORANDOS Y DIRECTIVAS

Una de las grandes aportaciones profesionales de los expertos en relaciones públicas en el contexto de la empresa privada, los partidos políticos y las instituciones públicas es la redacción de Cartas, Discursos, Artículos, Memorandos y Directivas. Es toda una especialidad y permanece arraigada desde los inicios de la profesión.

Un profesional de relaciones públicas debe saber escribir en diversos formatos: el literario, el conciso, el abreviado, el discurso-hablado, entre otros. Así en la era del email y los SMS, las cartas individualizadas siguen siendo una de las piezas clave de la comunicación interna y externa de la organización. La Carta da la oportunidad al director general de comunicarse con los empleados y sus familias en un tono formal y personalizado. Una de sus ventajas es la economía, la aproximación directa e individualizada, la impresión que causa, su impacto y su velocidad,

La carta personal puede utilizarse en ocasiones como:
– Aniversario (cumpleaños) del directivo o empleado.
– La maternidad o paternidad del directivo o empleado.
– La pérdida de un ser querido o empleado.
– La graduación académica del directivo o empleado.

La Carta también es una técnica básica para comunicarse con los públicos externos. Muchos de sus destinarios pueden ser líderes de opinión, profesionales de la judicatura, de la universidad, periodistas, etc., por detrás de la llamada y que puede utilizarse como una técnica complementaria en campañas regulares de relaciones públicas.

Por otra parte, la relación pública debe tener conocimiento básico de los elementos que componen la oratoria clásica. De esta manera aportara sus escritos y por ende, a la voz de su cliente. La persuasión, esta sobre todo en las palabras, en las que se dicen, en las que no se dicen, en la forma en que se dicen y en el momento en que se dicen, utilizando además la gestualidad del orador para apoyar las ideas que se quieren comunicar. Todo esto puede y debe estar escrito, preparado, programado para que el auditorio reciba el mensaje con toda la potencialidad que se ha previsto y diseñado. Esa es la técnica de redacción de Discursos. Un trabajo que deja poco espacio a la improvisación. Incluso la naturalidad.

Los Discursos siempre han perseguido hacer brillar a los líderes de la organización: el presidente que pronuncia una frase memorable es el que obtiene el reconocimiento. Y detrás de esta memorable frase se esconde, en ocasiones un numeroso grupo de profesionales que han estado trabajando para ese momento.

El principal objetivo en la redacción de un Discurso es pensar en su ejecución, en la ayuda que debe darle la palabra escrita al orador, para que pueda sentirse más seguro y evitar que tenga lagunas o mente en blanco, o que desvíe los contenidos y olvide tratar algún punto importante. Sin un estudio previo sobre la composición del auditorio y su nivel de interés, sin una previsión de las posibles preguntas que pueden hacerse entre muchos otros no es posible garantizar la correcta comunicación, aunque el texto sea excelente.

El discurso tiene que construirse en torno a una sola cuestión importante, deben tratarse uno o dos temas como máximo, mediante información objetiva. En todo discurso debemos anunciar lo que se va a decir, decir lo que se dice, decir lo que se ha dicho y permitir a los oyentes participar en lo que se ha dicho. La introducción es la parte más importante del discurso ya que determinará el grado de aceptación, atención y comprensión.

El discurso deberá desarrollarse mediante frases cortas y concisas aunque también pueden intercalarse con frases largas, de estructura simple para ofrecer variedad. Respecto a los mensajes es más efectivo posicionar al principio del discurso los asuntos que más captan la atención, mientras que es más efectivo posicionar hacia el final del discurso los asuntos que menos captan la atención.

Si se trata de un público poco informado, el discurso deberá ser ameno y breve, mientras que si se trata de un público informado y activo el discurso puede ser más largo y técnico. En cualquier caso el redactor del discurso deberá decidir sobre la utilización o no de ayuda audiovisual para mejorar la comprensión de las palabras y gestos del orador. Existen razones para incorporar fotografías, presentaciones multimedia o películas en determinadas ocasiones, y en todo caso, deben decidirse entre el redactor y el orador.

Existen oradores que prefieren contar con breves notas más que con un texto completo, en ese caso el redactor tiene que escribir el texto completo y más tarde trabajarlo conjuntamente con el orador para perfilar detalles. Posteriormente, el mismo redactor transcribirá el resultado de ese trabajo conjunto en unas fichas ordenadas para el orador.

Una vez redactado el discurso es importante revisarlo en grupo, y tras las modificaciones oportunas, inducir al orador al ensayo del discurso ante otros miembros de la organización para hacer las últimas modificaciones necesarias.

Respecto a la redacción de Memorandos y Directivas, la relación pública debe aportar su profesionalidad para el texto y discurso no hablado, concisión, claridad en los objetivos de comunicación, públicos objetivo. De manera habitual, la dirección se dirige hacia sus públicos sobre todo a los internos con cierta periodicidad y por escrito. Por ello cuando pretende transmitir directrices, reglas, normas, orientaciones, etc., se dirige mediante directivas perfectamente elaboradas y escritas normalmente en carta o cuartilla utilizando los canales de comunicación que se consideren óptimos correo interno, correo ordinario, correo electrónico, etc.

Los memorandos también cumplen la función de presentar la organización como si fuera una tarjeta de presentación, transmitiendo a los distintos sujetos receptores unos datos esenciales para conocer la organización en breves minutos.

En cuanto a la redacción de Artículos de opinión para que sean publicados por los medios de comunicación, el departamento de relaciones debe aportar sus conocimientos e investigación sobre un tema específico en beneficio de los distintos líderes de la organización. En algunas ocasiones, es conveniente crear una imagen intelectual de la organización y sus representantes. Por ello presentar el pensamiento propio mediante escritos bien elaborados y posteriormente editados en prestigiosos medios de difusión, puede ser interesante en un programa de relaciones públicas. Así cuando se ha preparado un primer borrador del artículo de opinión, el representante de la organización debe revisar el texto y matizar aquellas ideas que considere oportunas hasta que asuma personalmente el escrito.

El departamento de relaciones públicas es también un espacio de creación de contenidos en beneficio de la dirección de la organización, para que ésta pueda presentarse ante sus públicos en distintos formatos orales y escritos.

Brisa González
Ideas Frescas

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