Reunir y analizar periódicamente información gerencial por Fortunato Álvarez


Columna semanal enviada por Fortunato, muchas gracias.
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Sé que desde el momento de pensar en reunir para después analizar periódicamente información gerencial, se te puede hacer nudo el estomago: Suena a números, matemática, estadística, análisis de información y de paso la generación de supuestos que nos lleven a tomar decisiones con la información que se obtuvo. Puede parecer la regla más aburrida de todas; pero si le pones atención será tan importante y crucial que es lo que te pone en la plataforma de lanzamiento para lograr objetivos jamás pensados por ti o tu empresa. Como ejemplos exitosos del saber administrar la información que se genera en tu empresa para tomar decisiones están Coppel, Homex, Las empresas productoras y comercializadoras agrícolas del estado como Del Campo, Farmer’s Best, entre otras.

La generación actual de comerciantes necesita hacer grandes inversiones en tecnología, los exitosos ya lo han hecho hasta el grado de tener en línea y tiempo real las ventas de su empresa, si no crees solo date una vuelta por “La Tijera Dorada” lugar donde te cortan el pelo, ahí podrás ver en su sistema enlazado vía internet a las oficinas generales, como capturan tu corte de pelo-venta, claro está con el compromiso de darte un corte de pelo gratis por cada cinco que pagues, incluso te piden tus datos generales para llevarte la estadística. La ventaja que reporta la inversión en tecnología es tener a la mano información gerencial, conocer datos puntuales como las ventas del día anterior, la semana pasada o el mes precedente. Conocer el nivel actual de pedidos en proceso, inventario en tránsito, existencias en almacén, etc.

Las computadoras además de la mente humana nos permiten saber lo que está sucediendo, de manera que tomemos decisiones muy acertadas con base en datos precisos y oportunos.

Por el contrario, nos puede pasar o ser comerciante de aquellos que nos decimos tener “olfato” o sentido común o “agudeza comercial” o como decíamos de niños “bien abuzado” y no conocen el estado financiero mes a mes y solo lo hacemos una vez al año y con la finalidad de hacer o sacar los impuestos, para colmo no sabemos interpretar lo que obtenemos, guardamos los reportes y para cuando los analizamos la información ya se volvió obsoleta y prácticamente su única utilidad es dar una perspectiva del pasado.

Los empresarios que crecen y prosperan saben mucho acerca de su negocio; de entrada su principal actividad cuando iniciaron fue conocer el oficio mismo, generando sistemas al principio manuales para después automatizarlos: Si tienes una idea o un sistema o proceso de mejora en tu empresa, te recomiendo primero llevarlo a la practica en el papel, darle seguimiento con sistemas básicos, tal vez una hoja de cálculo o guardar las memorias en un texto, si realmente se comprueba que funciona y genera resultados para una mejor utilidad o un ahorro de tiempo, entonces busca que quede en los sistemas de la empresa y que se genere automáticamente el reporte con la periodicidad que pienses razonable.

Siempre en los propósitos de análisis y revisión de información deberás incluir sistemas que vigilen al menos las siguientes cuatro aéreas de información: 1. Financiera. 2. Todo lo referente a tus clientes 3. Detalle sobre la industria y 4. Tendencias e investigación acerca del mercado. Debes de preguntarte a ti, tus empleados y porque no a tus clientes: Cuál es la información de tu negocio más importante y como obtenerla, especificar el tipo de información de acuerdo al tamaño de tu negocio y si vas a utilizar la información para tomar decisiones, necesitas un sistema que te administre dicha información, los equipos computacionales tanto hardware como software, recuerda que tendrás que hacer un compromiso serio de capital y tiempo.

Gerardo de Nicolás, director general de Desarrolladora Homex comenta: “La tecnología también es punto vital de la marcha acelerada de la inmobiliaria, pues cuenta con un sistema propio de Tecnología de la Información (TI) que ha sido base para el desarrollo de la empresa”. Através de los años en HOMEX han desarrollado y redefinido procesos de negocio a escala y estandarizados que les permiten incursionar con gran eficiencia en nuevos mercados., diseñando sistemas propios de tecnología de información que posibilitan la integración y supervisión de cada uno de los aspectos de las operaciones, incluyendo adquisiciones de terrenos, procesos de construcción, nóminas, compras, ventas, control de calidad, financiamientos y entrega de viviendas. Estos sistemas conectan a cada una de las oficinas regionales y les ayudan a monitorear y controlar el proceso de construcción de viviendas, manejar las relaciones con clientes y supervisar el proceso de financiamiento para sus clientes. Este modelo estandarizado es el motor de su crecimiento, diversificación geográfica y rentabilidad y constituyen un componente integral de su cultura empresarial.

Estudia las tendencias que han surgido en el mercado en los últimos años, los estilos de vida han cambiado, las necesidades han cambiado y también la gente ¡Has que tus armas den en el blanco! Medita esta realidad y sacaras muchas consecuencias prácticas para tu conducta ordinaria: el fundamento, el sillar –quizás sin brillar, oculto- ha de ser solido, sin fragilidades; tiene que servir de base para el sostenimiento del edificio…; si no, se queda aislado. Examen – Labor diaria – Contabilidad que no descuida nunca quien lleva un negocio…ÉXITO.

Fortunato Álvarez Zaragoza
falvarez@axiomaconsultores.com.mx
www.axiomaconsultores.com.mx

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