Reflexiones sobre el reclutamiento en las sesiones grupales

Estos días hemos estado algo ocupados organizando, moderando y analizando sesiones grupales para distintos clientes. Comparto algunas reflexiones con ustedes:

  1. Al momento de contratar a una agencia para que te apoye con el reclutamiento en lugares donde no tienes presencia directa, la agencia que contrata deberá de especificar muy bien los perfiles por escrito para que el día de la sesión de grupo no se entienda que no se cumplió con perfil el que solicitaron. Dicha agencia tiene que informarle al moderador si hubo algunos cambios en el perfil para que no haya problemas ese día y que el moderador esté al tanto de cualquier cambio posterior. Esto se puede reflejar en que el moderador ande rechazando a invitados sin justificación alguna, haciéndole la vida difícil a los reclutadores. Es increíble que el moderador y la agencia no estén en la misma sintonía y que no compartan el perfil que se debe reclutar. Aquí lo extraño es que muchas veces los moderadores no están involucrados en la organización de la investigación ni se encuentran enterados sobre el tema central del proyecto. Es importante que se encuentren involucrados y entiendan el tema y los objetivos del proyecto.
  2. Cuando se les llama a los prospectos para invitarlos una sesión de grupo se le deberá especificar de donde se llama (la empresa) y cuál es el motivo de la llamada (el tipo de estudio), si alguien lo recomendó se le deberá decir el nombre de la persona, así la gente se siente con más confianza y podrá asistir a la reunión con más seguridad. El trabajo de reclutamiento es muy difícil y esto se hace más con los crecientes problemas de inseguridad en México. Si no eres institucional no te estas ayudando en el reclutamiento. Aquí también ayuda el branding de la empresa, entre más conocida sea la empresa de investigación mejor.
  3. Al invitar a la gente o participantes nunca se debe especificar el nombre del cliente ya que el invitado puede venir a la sesión de grupo sesgado hablando muy bien del producto o servicio cuando en realidad no es lo que siente. Es por eso que cuando se les invita, se les hacen preguntas en general y de ahí se puede saber si consume el producto o utiliza el servicio. Nunca debemos preguntar directamente si lo utiliza o lo consume, ya que existen casos donde nos dicen que si sólo por el hecho de asistir a la sesión de grupo. Las únicas excepciones serán cuando son microsesiones, el tema es demasiado especializado o el mercado es muy reducido.
  4. Cuando una sesión no se realiza en una cámara de gesell se debe de estar consciente de que la calidad de audio y video no será la misma. Es increíble que además que muchos perciben a muchas partes de México como ‘ranchos’ o ‘pueblos’ quieran la misma calidad de audio. A veces pienso que viven en otra realidad. Hay elementos que pueden fallar y nunca vas a obtener la misma calidad de audio que una cámara de gesell. Si no sirve, métete al salón donde se esta llevando a cabo la sesión y siéntate a un lado, en la mayor parte de los casos la gente ni se dará cuenta. Por otro lado, es impresionante la cantidad de clientes que desperdician las transmisiones simultáneas ya que llegan tarde, se ponen a platicar, no llegan, se van a otros lados y no toman notas.
  5. En muchas ocasiones no tendrás control sobre los elementos de los salones que contrates. Ni modo, va a haber salones feos o con poca iluminación. La clave será que llegues temprano al salón y veas qué cambios son posibles. En los extremos, muchos quieren cambiar hasta la alfombra y pues ni modo, es lo que se tiene. Dependerá del moderador tener a la gente interesada en el tema.
  6. El café o los refrigerios son para que las personas se sientan más en confianza, y que se sienta como en una plática de café. Al entrar a la sesión de grupo, el moderador deberá de ofrecer y recordarles a los invitados que ahí están y no pensar que por el solo hecho de hacerlo los participantes no pondrán la atención debida. Hay moderadores muy delicados y que caen en lo absurdo que no quieren darle nada a los invitados. Digo, un invitado a una sesión te esta haciendo el favor, no el moderador a ellos. También es importante ponerle atención a la calidad de los refrigerios o alimentos, ya que no por ahorrar unos cuantos pesos le causemos una mala impresión a los participantes de la sesión; el reclutador tiene que vigilar esto pues serán referencias para futuros estudios. Tampoco el moderador necesita tener atorada a la gente dos horas y media; no creo que una sesión sea productiva cuando alguien trabajó todo el día, no ha ido a su casa, inicia una sesión, son las 9 y media de la noche, tiene que manejar mínimo 20 minutos más a su casa y que te siga contestando preguntas.
  7. Cuando las personas no quieran dar algunos datos personales no debemos obligarlas a otorgarlos ya que están en todo su derecho en omitir datos personales y más por lo que está pasando en la actualidad en el cual la inseguridad ha aumentado considerablemente. Esto es absurdo ya que muchos moderadores y agencias quieren los datos y seguramente esto se debe a experiencias de engaños o corrupción de reclutadores en el pasado pero si la gente no te quiere dar los datos de la credencial de elector al llegar a la sesión no te los va a dar, no los trates de obligar.
  8. Cuando se invita a las personas siempre se les tiene que decir la duración de la sesión de grupo, ya que algunas personas no se programan con anticipación y se retiran antes del tiempo establecido porque traen otros compromisos. Tampoco creo que un participante siga con la misma atención dentro de la sesión hora y media después de haber iniciado, si los temas son demasiados organiza otra sesión de trabajo.
  9. Tener una lista de personas mayor a las contempladas para la sesión ya que mucha gente no confirma o suele faltar sin avisar por algún compromiso pendiente no contemplado y se corre el riesgo de que la sesión no se realice por falta de participantes. Mínimo tienes que tener a 20 personas aseguradas con alta probabilidad de asistencia para la sesión y cuando mencionó ‘alta probabilidad de asistencia’ me refiero a que ya quitaste del filtro a los que tienen probabilidad de asistencia media o baja.
  10. Los reclutadores siempre deben de contar con una base de datos de las personas que han asistido a sesiones de grupo con anterioridad, ya que ellas te recomendaran a otros contactos que te pudieran ayudar en algunas otras sesiones. La información debe estar clasificada por perfil y ciudad. Si visitaste Puerto Vallarta hace tres años, conserva esa información porque los invitados y referencias de dichas sesiones te pueden servir a futuro.

3 comentarios en “Reflexiones sobre el reclutamiento en las sesiones grupales”

  1. Lourdes Ontiveros

    Soy recién egresada de mercadotecnia y anteriormente eh realizado sesiones de grupo y me parecieron muy interesantes los consejos y muy prácticos, cosas tan simples como los aperitivos y la calidad de los mismos la manera en la que influyen en la percepción de los participantes.
    Y la importancia de que el moderador esté enterado de los objetivos de la sesión.

    Saludos!

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