Juntas aburridas


Esta columna es tomada de Noroeste en su sección de negocios.
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Dueñez * Empresaria
Carlos A. Dumois.
27-03-2009

¿Son inefectivas muchas de nuestras juntas porque son aburridas, o son aburridas porque son inefectivas?

Gran parte de la vida de los empresarios suele dedicarse a la intervención en reuniones de todo tipo. En muchas de ellas los dirigentes salen pensando que no valió la pena participar en esa junta, y que lo mismo se hubiera podido lograr en una breve conferencia telefónica o hasta en un par de correos electrónicos.
Muchos ejecutivos piensan: “Si no tuviera que ir a tantas juntas, mi trabajo me gustaría mucho más”. Dicen que las juntas son aburridas, tediosas, poco atractivas y secas.
En una reciente Junta del Consejo de Administración de un importante grupo empresarial, se presentaron unas láminas bastante complejas y difíciles de digerir. Empezamos a tratar de descubrir lo relevante de las láminas presentadas y, de pronto, uno de los consejeros dijo: ¿No podrá alguien trabajar en esta información y digerirla para que la analicemos todos los demás?

Información, análisis y propuestas es lo que debe manejar el Consejo, no datos. Como la mayoría de los consejos recibe datos, la mayor parte del tiempo de las juntas se dedica a explicar, descifrar e interpretar los datos para convertirlos en información analizable, y entonces aplicarse a utilizarla en la toma de decisiones correspondiente.
De acuerdo con Patrick Lencioni, autor del libro “Death by Meeting”, hay dos razones que hacen que las reuniones no sean una herramienta valiosa para el trabajo en equipo y la toma de decisiones. La primera queja que tienen los ejecutivos de las juntas es que son aburridas; y es verdad.
El aburrimiento en las reuniones puede ser causado por los mismos integrantes, porque, para empezar, algunos de ellos no deberían haber sido invitados a esa junta; o porque los bien convocados no se prepararon adecuadamente para intervenir en los puntos tratados.
Pero las juntas aburridas frecuentemente lo son para todos. No parecen retadoras ni interesantes para la mayoría de quienes participan en ellas. ¿Por qué? Son fastidiosas y soporíferas porque les falta drama, emoción, entusiasmo. Y la emoción en una junta generalmente viene de la diferencia, de la divergencia, del conflicto. Si todo nos parece lo mismo, si en todo estamos de acuerdo, si todo es planteado para que lo aprobemos sin cuestionar, nada nos hará vibrar.
Muchas veces los líderes de los consejos, o quienes manejan las juntas, parecen dar prioridad a evitar la tensión y el estrés entre los participantes. Para hacer las reuniones menos aburridas, los líderes deben buscar motivos relevantes y legítimos para provocar conflictos productivos, fecundos y constructivos.
Este propósito de provocar conflicto se genera diseñando las reuniones con base en preguntas. ¿Cuáles son las cuestiones más retadoras, provechosas, convenientes, amenazadoras que enfrentamos en este momento? ¿Cuáles son las alternativas o las decisiones que más apremia definir?
Con base en estas preguntas es que tenemos que diseñar la reunión: los objetivos de la junta, la información a presentar, el manejo del timing y la dinámica de las participaciones. Todo debe encaminarse a abordar los temas medulares desde todos los ángulos, escuchando a todos y construyendo con las ideas de los demás.
La segunda queja de los ejecutivos es que las reuniones son inefectivas, contribuyen poco al éxito de la organización. Y la causa de su inefectividad es que no cuentan con el liderazgo requerido, no se preparan con seriedad y no cuentan con la estructura contextual clara para que la gente se ubique en cómo participar en ellas.
Y de esas juntas cabe entonces preguntar: ¿son inefectivas porque son aburridas, o son aburridas porque son inefectivas? Obviamente, son aburridas porque son inefectivas. La sola efectividad es suficiente para romper el aburrimiento. Y son inefectivas porque los participantes no van a la junta pensando en propuestas que mejoren la efectividad. No son preparados para ello debido a fallas de liderazgo.
Las reuniones carecen de líderes por falta de Dueñez. Las juntas que corren sin rumbo ni ritmo no tienen dueño. Cuando una junta parezca perderse, pregúntense: “¿quién es el dueño?”. Se sorprenderán de ver lo indefinido que puede ser para todos el darse cuenta de que nadie trae la rienda.
La preparación de la reunión consiste primero en precisar sus objetivos, la gente que queremos convocar para asegurar su logro, la información necesaria y cómo ésta será manejada. También la preparación de la reunión consiste en cabildear con antelación a algunos de los participantes, para asegurar que lleguen con las actitudes e intenciones alineadas con los propósitos de la sesión. A veces un cabildeo oportuno consiste en la principal medida orquestadora de una junta bien manejada.
Además del liderazgo y el cabildeo previo, una reunión efectiva demanda ser ubicada en el contexto apropiado. Cuando no hay claridad respecto a los temas y la oportunidad de manejarlos en ese momento y en ese foro, las discusiones ocurren en contextos inapropiados, se discute mucho o poco, se dan vueltas sin sentido, y se deciden pocas cosas relevantes. Los participantes no tienen claro si se supone que su rol es de debatir, de llegar a votar, de aprobar en consenso, de enriquecer o solamente de escuchar.
Para hacer nuestras juntas más efectivas debemos definir distintos tipos de reuniones, o enfocar cada reunión con su propio objetivo, formato y momento. Las reuniones periódicas de los lunes y de los órganos de gobierno tienden a crear condiciones de inefectividad por falta de un marco contextual apropiado.
Las juntas son herramientas de trabajo trascendentes. Démosles importancia y dotémoslas de emoción, de liderazgo, de preparación y de contexto.

c_dumois@cedem.com.mx
Carlos A. Dumois es Presidente y Socio Fundador de CEDEM.

* “Dueñez®” es una marca registrada por Carlos A. Dumois.

1 comentario en “Juntas aburridas”

  1. Muy buen tema. Las juntas.
    Yo lo que hago es mandar toda la información un par de dias antes a todos los participantes y obligarlos a que lo lean y preparen su punto de vista. Cuando son juntas de rutina cada quien sabe cuales son sus reportes e indicadores que deben traer listos. Siempre publico la hora de inicio de la junta pero tambien es una buena costumbre definir de antemano la hora de terminación de la junta. Y obiamente cumplirlo. Soy de los que inician la junta aunque haya llegado solo uno y los que llegan tarde se lo pierden, esto al inicio puede parecer que vas a perder mas tiempo repitiendo las cosas pero a la segunda o tercera vez se les hace tan incomodo que les repitan las cosas a los retrasados que prefieren llegar a tiempo. A veces cuando desahogas los temas muy pronto sientes un vacío y como que quieres seguir platicando, tan tan se acabó no darle vueltas a lo que ya dijiste. Algunos tips, gracias

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