Administrando una crisis de Pandemia

Fernando, háblanos un poco de ti:
Mi nombre es Fernando Ralero y tengo más de 15 años trabajando en consultoría, habiendo asesorado a más de 40 empresas en 8 países. Soy creador del concepto de Integración Estratégica de Procesos y estructuré en 2007 el actual Modelo de ADV de Administración de Crisis. Actualmente es Director de ADV consulting. Nuestra base se encuentra en la ciudad de Monterrey NL.

¿Qué nos vas a compartir?
La información que ahora comparto, procede de un proyecto que realizamos en el 2007 en donde se trató de un Modelo de Administración de Crisis basado en una posible Pandemia de la Gripe Aviar, pero su contenido aplica perfectamente para lo que estamos padeciendo ahora. Es importante recordar que los planes de Administración de Crisis no deben ser improvisados; deben ser estructurados con sangre fría, mente abierta y sin presión.
Sin embargo, la gran mayoría de las empresas latinoamericanas carecen de una cultura de prevención. Las pandemias no tienen una duración preestablecida y todos los casos son distintos.

¿Para qué deben estar preparadas las empresas?
Las empresas deben estar preparadas para soportar durante el tiempo en que se vean afectadas sus operaciones, el cual de inicio no se sabe cuánto puede durar. Es vital tener planes por área funcional (logística, ventas, abastecimientos, sistemas, recursos humanos, etc), manejando diferentes escenarios de afectación por la pandemia. Recomendamos un 40% menos de personal en la operación, así como una afectación de la operación en un 40%.
Sin embargo, una vez que los diferentes planes se estructuren por área, debe formarse un plan integrando todos los planes, según la Cadena de Valor de cada organización.

¿Cuáles son tus principales recomendaciones?
Estas son algunas de las medidas que recomendamos se deben tomar como empresa, para estar listos en el momento en que la pandemia termine y las cosas vuelvan a ser como antes. Esperamos que en su empresa ya lo estén realizando o que no sea muy difícil que lo inicien ahora.

1. Debe formarse un Comité de Crisis, que centralice la toma de decisiones así como el flujo de las comunicaciones. Dependiendo de la organización puede ser seccionado por regiones. Debe tener un método claro para actuar.

2. Las estructuras de seguridad de las diferentes localidades deben estar coordinadas bajo un esquema de procesos. Es decir, bajo un mismo responsable que las coordine buscando estandarización, compartir mejores prácticas y mejorar el desempeño.

3. El área de ventas debe establecer en caso de una reducción de la producción o la venta, ¿cuáles son los clientes a los que se les DEBE asegurar el suministro de producto (cartera y flujo)?. Asimismo, se deben establecer ¿cuáles son los productos clave que se tiene que seguir produciendo y vendiendo?

4. En base a lo establecido en ventas, el área de suministros debe establecer proveedores alternos para asegurar el abasto de las materias primas para los productos seleccionados, así como medios alternos de transporte.
5. En empaques, se deben establecer empaques y presentaciones con características comunes (de ser posible, quizás un empaque o envoltura únicos de crisis que apliquen a varios productos similares), simplificadas, además de tener inventarios de seguridad de los mismos, durante el periodo de crisis.

6. El área de manufactura debe establecer cuáles son los puestos claves y cuáles serían las plantillas mínimas de operación por cada línea, tomando en cuenta los elementos indirectos de servicios a las líneas e instalaciones de soporte. También debe establecerse en qué localidades se manufacturarán los productos claves y cómo se intercambiarían los planes de producción entre las instalaciones en caso de que alguna colapse. Se deben contemplar alternativas para los suministros de energéticos (pipas de gas, cisternas de agua, etc).

7. El área de logística debe establecer algunas localidades alternas para bodegas y proveedores de transporte para poder intercambiar tanto productos terminados como materias primas entre sus instalaciones.

8. Recursos Humanos es el aspecto más importante a cubrir. Se deben considerar procedimientos como:
a. ¿Qué hacer si un empleado se presenta con síntomas de la enfermedad? ¿O si el empleado menciona que un miembro de su familia o alguien con quién ha tenido contacto, presenta la enfermedad?
b. ¿Se debe negociar algún aspecto adicional con el sindicado?
c. ¿Si la crisis se extiende, cuánto tiempo puede la empresa mantener los salarios de los trabajadores?, ¿de todos?, ¿a sueldo completo? ¿qué hacer con los empleados que radican fuera, que están dentro del área de la crisis?.
d. Si se enferma la plantilla de una localidad, ¿se traslada personal adicional a esa localidad para mantener la operaciónn?, ¿cómo sabes si la instalación esta infectada, o el producto terminado?.
e. ¿Qué pasa con los servicios de transporte a los empleados?, ¿alimentación?.
f. ¿Se tienen convenios para tener servicios de reemplazos, o de outsourcing?
g. ¿Cuáles son los puestos claves que pueden detener mi operación?, ¿cómo estoy protegiendo a esos puestos?
h. El personal que no tenga que trabajar desde la localidad y pueda trabajar desde su casa, ¿el área de sistemas tiene habilitadas las aplicaciones, equipos y comunicaciones para eso?

9. En el área financiera, ¿cuáles son las previsiones a tomar en aspectos de costos y gastos para poder soportar la pandemia?. Un elemento clave, ¿cuánto costaría realizar todas estas medidas y de dónde se fondearía?.

10. ¿Existe un plan de comunicación para informar a los empleados sobre qué hacer, y cuáles serán los apoyos que les daría la empresa?. ¿Existen los medios internos para crear un sentimiento de tranquilidad y confianza en que la empresa hará lo mejor para el empleado?. ¿Tienes a tu personal mas preocupado buscando noticias fuera de la empresa, que esperando a que su organización les de las guías sobre qué hacer?

11. En caso de presentarse casos de la epidemia dentro de la organización, ¿tiene ya establecidos los contactos con las autoridades de salud sobre qué hacer? Estamos seguros que muchas de la empresas, en los últimos 5 días han estado reaccionado ante la pandemia realizando estas acciones básicas y muchas otras, dependiendo de la industria. Este ejemplo está basado en una industria de consumo.
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Muchas gracias Fernando por estos comentarios, Fernando tiene experiencia en desarrollo de este tipo de modelos para empresas trasnacionales producto de la propagación de la gripe aviar en el 2007. Luego hablaremos sobre más temas al respecto.

Usted puede encontrar a Fernando en el (81) 8143-9238, su celular es el (81)1486-5120, o bien, su correo es fernando.ralero@advconsulting.org.